Når journalisering/dokumentation er vigtig!
Som de fleste af jer ved, skal der dokumentation til for at få bevilget noget fra kommunen – hvad enten det er tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter, hjælpemidler og/eller hjemmehjælp. Det sker oftest med udgangspunkt i Barnets Lov (pr. 1.1.2024) og/eller Serviceloven.
Kommunen har notatpligt ved fx kontakt via telefonsamtaler, og de skal journalisere dato for samtale og nye oplysninger fra samtalen.
Sagsbehandler skal skrive referat til sagen, hvis man har været til samtale – uanset om det er på kommunen eller i jeres hjem. Dette referat kan I bede om at få tilsendt digitalt. Ofte udarbejder sagsbehandleren det inden for ca. 8 dage. Hvis man har kommentarer til et referat, skal man skrive dem hurtigst muligt og sende dem digitalt til kommunen. Kommunen skal derefter journalisere dem i den pågældende sag. De må ikke rette i selve referatet.
Hvis I har dokumentation, som I mener vedrører sagen, kan I sende det digitalt til kommunen – fx fra en fagpersoner eller egne beskrivelser. Kommunen skal journalisere det i sagen.
Når I har en sag kørende i kommunen, har kommunen pligt til at oplyse sagen tilstrækkeligt for at kunne afgøre den. Det, som kommunen indhenter eksternt, skal journaliseres i sagen.
Det er også muligt at aflevere fysiske dokumenter. Disse skal scannes og journaliseres i sagen.
Sagsbehandler forpligtelse:
Sagsbehandlers oplysninger skal være saglige og objektive – ikke sagsbehandlerens personlige holdninger. Hvis der foretages en vurdering, skal der være en faglig begrundelse, og det skal være tydeligt, hvad der er fakta, og hvad der er vurdering.
Beskrivelser skal være konkrete og klare, så de ikke kan misforstås.
Journalisering skal indeholde korrekt dato og registreret i systemet – i jeres sag.
Det er kun relevante oplysninger, der må journaliseres. Private eller uvedkommende oplysninger må ikke medtages.
Problemet kan være, at borger og socialrådgiver ikke altid er enige om, hvad der er relevant. Hvis der er noget, I mener er relevant, så skriv en mail til sagsbehandleren – mails skal journaliseres og kommenter på det som ikke er relevant i jeres øjne.
Den eneste måde at sikre, at ens dokumenter er journaliseret, er at bede om aktindsigt ved at skrive til kommunen digitalt:
“Jeg anmoder hermed om aktindsigt i min sag vedrørende [xxxx], jf. forvaltningslovens § 9. Jeg beder om at modtage materialet inden for 7 hverdage. Såfremt dette ikke er muligt, bedes I oplyse årsagen hertil samt, hvornår jeg kan forvente svar.”
PS: du har som borger ret til at optage samtale, uanset om det er på telefon eller fysisk fremmøde, så længe du er part i sagen og deltager.
Send mail til [email protected] med spørgsmål og Bente vil kontakte dig eller send mail direkte til FMKB på mail [email protected], som videresender mail.